Fonctionnement de la signature électronique dans les marchés publics

La signature électronique est devenue une exigence incontournable pour répondre aux appels d'offres publics. Ce guide complet vous explique comment obtenir et utiliser efficacement une signature électronique pour sécuriser et authentifier vos documents. Découvrez comment PBE Evolut peut vous accompagner dans cette démarche cruciale pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique est une méthode de validation numérique qui garantit l'authenticité d'un document et l'identité du signataire. Elle repose sur des technologies de cryptographie pour sécuriser les transactions numériques. Avec PBE Evolut, bénéficiez d'une solution fiable et conforme aux normes en vigueur, facilitant vos démarches administratives et commerciales.

Avantages de la signature électronique pour les marchés publics

Pour les acheteurs publics :

• Confiance accrue : L'identification indiscutable du signataire grâce à des certificats qualifiés renforce la crédibilité des documents soumis.

• Intégrité des documents : La signature électronique assure que les documents n'ont pas été modifiés après signature, ce qui est essentiel pour maintenir la confiance et l'authenticité des informations.

• Efficacité administrative : Réduction des délais et des coûts administratifs grâce à la dématérialisation des processus de validation et de signature des documents.

Pour les opérateurs économiques :

• Sécurité renforcée : Les candidatures et les documents soumis sont protégés contre les falsifications et les accès non autorisés, garantissant ainsi la confidentialité et l'intégrité des informations.

• Gain de temps : Le processus de soumission des offres devient plus rapide et sans papier, ce qui permet aux entreprises de répondre plus efficacement aux appels d'offres.

• Conformité légale : La signature électronique conforme aux normes eIDAS et RGS2 assure la reconnaissance légale des documents, facilitant leur acceptation par les entités publiques.

Avec les solutions de PBE Evolut, accélérez vos processus et renforcez la sécurité de vos transactions.

Est-elle obligatoire pour les marchés publics ?

Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation des marchés publics est obligatoire pour les contrats supérieurs à 40 000 €. La signature électronique est souvent exigée par les acheteurs publics pour garantir la validité des offres.

Comment obtenir un certificat de signature électronique ?

Anticiper l’achat :

• Planifier à l’avance : Commandez votre certificat bien avant les délais de soumission pour éviter les retards potentiels. Il peut prendre entre 3 jours et un mois pour obtenir et installer un certificat de signature électronique.

• Évaluer vos besoins : Déterminez la fréquence et le type de documents que vous devrez signer électroniquement pour choisir l'abonnement qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget.

• Choisir le bon prestataire : Faites des recherches sur les différents prestataires et leurs offres pour trouver celui qui propose le meilleur rapport qualité-prix et qui est reconnu pour sa fiabilité et sa conformité aux normes.

PBE Evolut vous accompagne dans le choix et l'obtention de votre certificat de signature électronique, en s'assurant de sa conformité et de sa compatibilité avec vos systèmes.

Respect des normes

Les signatures électroniques doivent respecter des normes strictes pour être valides et reconnues légalement :

• Norme eIDAS : Cette norme européenne définit les exigences pour les signatures électroniques, assurant leur reconnaissance et leur validité juridique dans tous les États membres de l'UE.

• Norme RGS2 : En France, cette norme assure que les signatures électroniques respectent les critères de sécurité et d’authenticité requis par les autorités publiques.

• Prestataires certifiés : Utilisez des prestataires de services de certification reconnus et certifiés par des organismes comme l'ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information) pour garantir la conformité et la fiabilité de vos signatures électroniques.

Cependant, les certificats RGS restent valables jusqu'à leur expiration. Cette continuité garantit que les entreprises peuvent continuer à utiliser leurs certificats existants sans interruption jusqu'à la date d'expiration, offrant ainsi une flexibilité dans la transition vers les nouvelles normes.

PBE Evolut veille à ce que toutes ses solutions soient conformes aux standards les plus stricts.

Types de signatures électroniques pour les marchés publics

Pour répondre aux marchés publics, il faut au minimum une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, conforme au règlement eIDAS. En France, deux types de signatures sont autorisées dans la commande publique :

• Signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3)

• Signature électronique qualifiée (niveau 4)

Les certificats de signature électronique sont commercialisés par des prestataires de services de confiance qualifiés.

Prestataires de services de confiance qualifiés

La liste publiée par l’ANSSI facilite le repérage des prestataires. Vous pouvez consulter cette liste ici : ANSSI.

Exemples de prestataires qualifiés eIDAS qui commercialisent des certificats utilisables dans la commande publique :

• Chambersign France

• Dhimyotis

• Docusign France

• CertEurope

• Certinomis

PBE Evolut collabore avec des prestataires de confiance pour garantir des solutions de signature électronique fiables et conformes.

Conseils pour choisir un prestataire

Choisir le bon prestataire de signature électronique est crucial pour assurer la sécurité et l'efficacité de vos transactions numériques :

• Fiabilité : Recherchez un prestataire avec une solide réputation et des certifications reconnues, garantissant des services de qualité et conformes aux normes en vigueur.

• Support client : Un bon support client est essentiel pour vous assister en cas de problèmes techniques ou de questions concernant l'utilisation de la signature électronique. Assurez-vous que le prestataire offre une assistance réactive et compétente.

• Évolutivité : Choisissez un prestataire capable de répondre à vos besoins actuels et futurs. Assurez-vous qu'il propose des solutions évolutives qui peuvent s'adapter à l'évolution de vos besoins et de votre entreprise.

• Tarification transparente : Optez pour un prestataire qui offre une tarification claire et transparente, sans frais cachés, afin de gérer efficacement votre budget.

En collaborant avec PBE Evolut, vous bénéficiez d'un accompagnement personnalisé pour répondre efficacement aux appels d'offres publics, en vous assurant que vos solutions de signature électronique sont conformes et optimisées pour vos besoins.

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