Signature électronique et marchés publics : guide complet pour PME et TPE

La signature électronique est devenue incontournable depuis la dématérialisation des marchés publics. Mais entre certificats qualifiés, formats acceptés et erreurs fréquentes, beaucoup d’entreprises se perdent encore dans ce processus.

👉 Dans ce guide pratique, vous découvrirez :

• Pourquoi la signature électronique est obligatoire en marchés publics

• Quels documents doivent être signés

• Quels types de signature sont valides

• Les étapes pour signer vos documents AO sans risque

• Les erreurs fréquentes à éviter absolument

• Les outils et plateformes compatibles
  
  

Pourquoi la signature électronique est obligatoire en marchés publics ?

Depuis octobre 2018, la signature électronique est exigée pour tout document engageant dans un appel d’offres public dématérialisé.

Elle garantit trois éléments essentiels :

• L’identité du signataire (représentant légal ou personne habilitée)

• L’intégrité du document transmis (aucune altération possible après signature)

• La non-répudiation de l’engagement (preuve juridique en cas de litige)

💡 En clair : c’est l’équivalent numérique d’une signature manuscrite certifiée, avec la même valeur légale.

Quels documents doivent être signés électroniquement ?

La liste dépend du règlement de consultation (RC). Les plus courants :

• L’acte d’engagement (AE)

• Le bordereau des prix

• Les formulaires DC1 / DC2

• Éventuellement d’autres pièces spécifiques (DC4, annexes, etc.)

⚠️ Conseil : ne signez pas tous vos documents “à l’aveugle”. Vérifiez toujours dans le RC quelles pièces exactes doivent être signées.

Quels types de signature sont acceptés ?

Toutes les signatures numériques ne se valent pas. Le Code de la commande publique s’appuie sur le règlement européen eIDAS.

Les 3 niveaux de signature :

1. Simple ❌ → non valable pour les AO publics

2. Avancée ⚠️ → uniquement acceptée si expressément autorisée

3. Qualifiée ✅ → exigée par défaut pour garantir la conformité

Une signature qualifiée repose sur :

• Un certificat délivré par un prestataire agréé

• Une authentification forte (clé USB, certificat cloud sécurisé)

• Un horodatage certifié

Où obtenir une signature électronique qualifiée ?

Quelques prestataires agréés en France et en Europe :

• Certinomis

• ChamberSign

• DocuSign

  
  
  Avant de signer :

• Vérifiez que votre certificat est valide et à jour

• Assurez-vous qu’il correspond à la bonne entité juridique

• Testez sa compatibilité avec les plateformes (PLACE, AWS, Maximilien, etc.)

👉 À lire aussi : Peux on se faire exclure d'un marché public ?

Étapes pour signer vos documents d’appel d’offres

1. Identifier les documents à signer
   → Vérifiez dans le RC ou le DCE les pièces exigées.
   

2. Ouvrir votre logiciel de signature électronique
   → Certains prestataires proposent un portail en ligne, d’autres un logiciel.
   

3. Importer le document au format PDF
   → Seul le PDF natif est reconnu. Évitez Word, JPEG ou scans.
   

4. Sélectionner votre certificat qualifié
   → Branchez votre clé USB ou connectez-vous à votre cloud sécurisé.
   

5. Signer et vérifier l’intégrité
   → Un cachet avec certificat et horodatage est automatiquement apposé.

Peut-on signer un document scanné ou modifié ?

Non ❌. Une signature électronique n’est valable que si :

• Le document est nativement PDF

• Il n’a pas été modifié après signature

• Les métadonnées de certification sont intactes
  

👉 Un scan signé numériquement n’a aucune valeur légale.

Les erreurs fréquentes à éviter

1. Oublier de signer → offre rejetée automatiquement.

2. Certificat expiré ou révoqué → document non valide.

3. Document modifié après signature → rejet immédiat.

4. Mauvais signataire → seul le représentant légal ou habilité peut signer.
   

Signature électronique et sous-traitance : qui signe quoi ?

• L’acte d’engagement : toujours signé par le titulaire principal.

• Le DC4 (déclaration de sous-traitance) : signé par le sous-traitant si demandé.

• Les autres pièces : selon le RC.

Où déposer vos documents signés ?

Principales plateformes officielles :

• PLACE (plateforme des achats de l’État)

• AWS (achatpublic.com)

• Marchés Sécurisés

• Maximilien (Île-de-France)
  

⚠️ Chaque plateforme a ses propres contraintes (taille de fichier, format, signature visible/invisible). Testez en amont.

Comment vérifier que votre signature est valide ?

1. Ouvrez le PDF avec Adobe Acrobat

2. Allez dans l’onglet “Signatures”

3. Vérifiez le statut du certificat (valide / expiré)
   
   

Et en cas d’erreur ?

• Utilisez le module de questions/réponses de la plateforme

• Vérifiez si l’acheteur autorise une régularisation (non systématique)

• Anticipez : ne signez pas la veille du dépôt

Conclusion : la signature électronique, gage de conformité et de crédibilité

La signature électronique est bien plus qu’une obligation réglementaire :
c’est une preuve de professionnalisme et de fiabilité.

👉 En la maîtrisant, vous évitez le rejet de votre offre, gagnez du temps et renforcez votre crédibilité auprès des acheteurs publics.

Et si vous souhaitez sécuriser vos dossiers et maximiser vos chances de succès, PBE Evolut vous accompagne pas à pas dans vos réponses aux appels d’offres.

FAQ – Signature électronique et marchés publics

1. La signature électronique est-elle obligatoire dans tous les marchés publics ?
Oui, depuis octobre 2018, pour tout document engageant transmis par voie électronique.

2. Quels documents dois-je signer ?
L’acte d’engagement en priorité, parfois le bordereau de prix et les formulaires DC1/DC2 selon le RC.

3. Quelle signature est acceptée ?
Seule la signature électronique qualifiée est reconnue par défaut.